regulamin

§ 1. Postanowienia wstępne

1. Regulamin określa warunki uczestnictwa w konferencji Podlaskie Dni Endokrynologiczno –Diabetologicznych odbywających się w dniach 18-19 października 2024 r., organizacja logistyczna - Cartis Group sp. z o.o., 90-553 Łódź, ul. Mikołaja Kopernika 72 lok. 173 NIP NIP: 726-254-94-75
2. Osobą upoważnioną do kontaktu ze strony organizatora jest: Marta Gała , adres mailowy: Marta.gala@cartis.pl telefon kontaktowy: 601 985 557
3. Zarejestrowanie uczestnictwa w Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego regulaminu oraz zobowiązaniem do jego przestrzegania.
4. W przypadku, gdy rejestracji Uczestnika/ów dokonuje osoba trzecia, dokonujący rejestracji bierze na siebie odpowiedzialność poinformowania zarejestrowanych przez siebie Uczestników o prawach i obowiązkach wynikających z niniejszego regulaminu.
5. Konferencja ma charakter zamknięty, w której udział mogą wziąć wyłącznie osoby posiadające zgodę Organizatora na ustalonych przez niego warunkach.
6. Uczestnikami Konferencji mogą być wyłącznie osoby uprawnione do wystawiania recept lub osoby prowadzące obrót produktami leczniczymi oraz osoby związane zawodowo z tematyką Konferencji w tym przedstawiciele sponsorów, w szczególności wystawcy i partnerzy
7. Warunkami uczestnictwa w konferencji są
   ▪ dokonanie rejestracji,
   ▪ osobiste potwierdzenie swojej obecności w recepcji konferencyjnej

 

§ 2. Rejestracja

1. Rejestracja na konferencję możliwa jest przez wypełnienie formularza internetowego,
2. Zakończenie rejestracji internetowej potwierdzane jest pisemnie – mailem wysłanym odpowiednio na adres mailowy podany w zgłoszeniu.
3. Z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc Organizator rezerwuje sobie prawo do wcześniejszego zamknięcia rejestracji dotyczącej stacjonarnego udziału w Konferencji. Organizator dostosowując się do aktualnych przepisów i rozporządzeń a także zaleceń GIS ma prawo do zmiany określonego limitu w dowolnym czasie.
4. Osoba dokonująca rejestracji na Konferencję w formie uczestnictwa z noclegiem (w pokoju 2 osobowym, koszt 190 pln brutto – za osobę), zobowiązana jest do opłacenia faktury wystawionej przez Hotel Lipowy Most, która zostanie wysłana na adres mailowy podany przez uczestnika podczas rejestracji.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje podania błędnych danych w zgłoszeniu rejestracyjnym. Uczestnik jest zobowiązany do aktualizacji swoich danych rejestracyjnych.

 

§ 3. Warunki rezygnacji i zwrotu wniesionej opłaty noclegowej

Zwrot opłaty noclegowej nastąpi w przypadku rezygnacji uczestnika w terminie nie krótszym niż 14 dni przed konferencją.

 

§ 4. Siła wyższa

Odwołanie, zmiany miejsca, terminu lub formy realizacji Konferencji

1. Siła wyższa oznacza nagłe zdarzenie zewnętrzne, niezależne od Organizatora, uniemożliwiające wykonanie zobowiązania w całości lub w deklarowanej formie i zakresie, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia. Zdarzeniem takim są w szczególności wojny, katastrofy naturalne, strajki, epidemie oraz akty organów władzy i administracji państwowej – np. ogłoszenie żałoby narodowej. W przypadku Konferencji siłą wyższą może być także nagła, niemożliwa do przewidzenia niewydolność Centrum Konferencyjnego spowodowana np. zalaniem, pożarem czy inną awarią.
2. W niezależnych od Organizatora przypadkach – spowodowanych siłą wyższą Organizator może podjąć decyzję o odwołaniu, zmianie miejsca, terminu lub formy realizacji konferencji. Organizator ani Biuro Organizacyjne nie ponoszą wtedy odpowiedzialności za korzyści utracone przez Uczestników z tego tytułu oraz nie pokrywają kosztów, jakie Uczestnik poniósł w związku z konferencją

 

§ 5. Zasady porządkowe

1. Uczestnicy mogą poruszać się po terenie obiektów wyłącznie w ramach ogólnodostępnych i tak oznaczonych przestrzeni i ciągów komunikacyjnych, zgodnie z instrukcjami Organizatora i zarządcy obiektu.
2. Uczestnicy Konferencji powinni brać udział w Konferencji jawnie i osobiście, w szczególności nie mogą cedować uprawnień lub części uprawnień związanych z rejestracją lub usługami w ramach Konferencji na inne osoby lub przekazywać identyfikatory lub wejściówki innym osobom. Cedowanie uprawnień na inne podmioty możliwe będzie wyłącznie z niezależnych od uczestnika przyczyn losowych, po akceptacji Organizatora.
3. Z zastrzeżeniem szczególnych warunków obowiązujących w wydzielonych częściach
   obiektów, w których odbywa się Konferencja lub indywidualnej zgody organizatora, na terenie obiektów obowiązuje zakaz: palenia tytoniu, używania papierosów elektronicznych i spożywania alkoholu, blokowania ciągów komunikacyjnych i ewakuacyjnych, używania otwartego ognia i butli gazowych, korzystania z prowizorycznej instalacji elektrycznej, wnoszenia na teren ekspozycji substancji chemicznych, zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz przejść ewakuacyjnych. O warunkach i lokalizacji miejsc w jakich może zostać dopuszczone palenie papierosów, spożywanie alkoholu lub inne z ww. zachowań, decyduje wyłącznie Organizator.
4. Zakazane jest wnoszenie do obiektów, w których Konferencja t ma miejsce: broni, materiałów pirotechnicznych oraz innych materiałów niebezpiecznych, w tym mogących doprowadzić do pożaru, zniszczenia mienia lub naruszenia zdrowia uczestnika lub innych osób. Dotyczy to także urządzeń i materiałów związanych z montażami, adaptacjami lub demontażami, które mogą wiązać się z wykorzystaniem wysokich temperatur lub łatwopalnych chemikaliów. W uzasadnionych przypadkach wniesienie do obiektów ww. urządzeń lub materiałów możliwe będzie za specjalnym zezwoleniem Organizatora i zarządcy obiektu oraz pod warunkiem zapewnienia ich używania przez osoby dysponujące odpowiednimi upoważnieniami i zabezpieczeniem. Poza przypadkami wyraźnie dozwolonymi przez Organizatora, zakazane jest przemieszczanie lub wynoszenie z obiektów lub wyznaczonych przez Organizatora miejsc, jakiegokolwiek wyposażenia obiektów lub wyposażenia związanego z przebiegiem danej Konferencji.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zabezpieczenie osób i mienia, a zatem za wypadki osób, kradzieże ani uszkodzenia mienia na terenie obiektów, w których odbywa się Konferencja, chyba że szkody z nimi związane zostały zawinione wyłącznie przez Organizatora lub Organizator zobowiązał się do określonych zabezpieczeń w odrębnym zleceniu.
6. Organizator uprawniony jest do nie wpuszczenia na teren obiektu, w którym odbywa się Konferencja lub do usunięcia z obiektu osoby w stanie nietrzeźwym lub pod wpływem innych środków odurzających, osoby, które legitymują się identyfikatorem osoby trzeciej, odmawiają okazania identyfikatora lub innego dokumentu tożsamości, a także każdej osoby, której zachowanie wiąże się z agresją, naruszeniem zasad współżycia społecznego, ryzykiem dla dóbr osobistych, mienia, zdrowia, porządku lub moralności publicznej. W powyższych przypadkach Organizator uprawniony jest do zgłoszenia danego przypadku służbom porządkowym lub organom ścigania. Organizator nie odpowiada za szkody uczestników wynikające z nie wpuszczenia lub usunięcia danej osoby z obiektu, w którym odbywa się Event; nie jest też zobowiązany w takim przypadku do zwrotu wniesionych w związku z takim uczestnictwem opłat

 

§ 6. Zgoda na udostępnienie wizerunku

1. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nieodpłatne przeniesienie na Organizatora autorskich praw majątkowych wynikających z Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dn. 4 lutego 1994 r (Dz. U. z 2006 r., Nr 90, poz. 631 z późn. zm) do zdjęć i nagrań wykonanych podczas Konferencji z utrwalonym wizerunkiem Uczestnika i na wykorzystanie ich w ewentualnych materiałach promocyjnych, referencyjnych, naukowych czy edukacyjnych w tym publikowanych także na stronach Internetowej Organizatora
2. Ustalenie to dotyczy sytuacji, gdy Uczestnik zostanie sfotografowany lub sfilmowany wraz z innymi osobami biorącymi udział w Konferencji w trakcie aktywności konferencyjnych oraz wtedy, gdy uczestnik dobrowolnie wyraził zgodę na udzielenie filmowanego wywiadu, bądź pozowanie do zdjęcia.

 

§ 7. Inne zmiany w ramach Konferencji

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian programu Konferencji. Aktualny program publikowany będzie na stronie internetowej Konferencji.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszego regulaminu. Zmiany obowiązują od chwili opublikowania nowego regulaminu na stronie internetowej Konferencji.

 

§ 8. Postanowienia końcowe

1. Wszystkie sprawy nieujęte w niniejszym regulaminie umowie normują przepisy Kodeksu Cywilnego.